Waarom je onbetaalde contributies nooit zomaar door de accountant moet laten afboeken
Het is een bekend ritueel aan het einde van het kwartaal of het boekjaar: je zit om de tafel met je accountant of boekhouder. De lijst met openstaande posten komt tevoorschijn. Sommige leden hebben al maanden niet betaald en de moed zakt je in de schoenen. De accountant stelt voor: "Laten we deze oninbare vorderingen maar afboeken als verlies, dan is je administratie weer schoon."
Stop! Hoewel dit administratief gezien de weg van de minste weerstand is, gooi je op dat moment letterlijk geld in de prullenbak. Bij Gymincasso zien we dagelijks dat posten die door boekhouders als 'verloren' worden beschouwd, nog prima inbaar zijn.
De valkuil van de 'schone lei'
Accountants kijken naar cijfers en balanswaardes. Als een vordering te lang openstaat, wordt deze gemarkeerd als dubieus of oninbaar. Dat is fiscaal soms gunstig, maar commercieel gezien een aderlating. Voor een sportschool telt elke euro; die onbetaalde contributies zijn immers al gereserveerde uren, bezette apparatuur en personeelskosten waar je niets voor terugkrijgt.
Waarom afboeken vaak te vroeg gebeurt:
Geen tijd voor opvolging: Je hebt het te druk met de dagelijkse operatie in de gym om achter wanbetalers aan te gaan.
Behoud van klantrelatie: Je vindt het lastig om streng te zijn tegen leden die je dagelijks ziet (of zag).
Gebrek aan expertise: Een boekhouder is geen incassospecialist. Zij weten hoe ze verliezen moeten boeken, wij weten hoe we ze moeten voorkomen.
De Gymincasso-aanpak: Eerst innen, dan pas afboeken
Wij adviseren altijd: schakel ons in voordat de accountant de post definitief als verlies verwerkt. Waarom?
Gespecialiseerd in de fitnessbranche: Wij begrijpen de specifieke dynamiek van sportschoolabonnementen en de smoesjes die vaak gebruikt worden.
Behoud van imago: Onze aanpak is kordaat maar professioneel. We incasseren met respect voor de sportieve relatie, maar maken duidelijk dat betalen geen optie maar een plicht is.
No Cure, No Pay: Je loopt geen extra risico. Wij halen het geld binnen dat je eigenlijk al had opgegeven.
Schoon dossier voor de accountant: Als wij de post innen, hoeft er helemaal niets afgeboekt te worden. Dat is pas een gezonde balans.
Maak van een verliespost weer omzet
Laat je niet verleiden door de snelle 'afboek-methode'. Een post die voor een accountant "onmogelijk" lijkt, is voor ons dagelijks werk. Door Gymincasso in een vroeg stadium in te schakelen, verhoog je direct je cashflow en laat je zien dat je jouw diensten serieus neemt.
Voorkom onnodig verlies. Heb je een lijst met openstaande contributies die je accountant wil afboeken? Stuur ze eerst naar ons. Wij laten je zien wat er nog wél mogelijk is.
